AI voor Excel: Hoe goed presteert Copilot Pro in het dagelijks leven?
De AI-tool Copilot Pro kost 22 euro per maand en is ontworpen om Office-gebruikers te helpen hun taken eenvoudiger en sneller uit te voeren. Het is ook beschikbaar voor Excel-spreadsheets. Maar is de prijs het waard?
Afbeelding: Menara Grafis / Shutterstock.com
Kunstmatige intelligentie kan waardevolle diensten leveren bij kantoorwerk. Naast het maken en verbeteren van teksten is ook spreadsheetverwerking geschikt voor ondersteuning door AI. Microsoft Excel heeft immers meer dan 450 functies. De meeste gebruikers kennen er maar een fractie van.
Hulp van AI-kracht is dus welkom. Maar op de een of andere manier bereikt de hulp de gebruiker niet echt. We laten je zien wat de AI-tool kan, waar hij faalt en welke tips je kunt gebruiken om nog meer uit Copilot Pro in Excel te halen.
Wat Copilot Pro zou moeten kunnen in Excel
Met Copilot Pro biedt Microsoft een AI-tool die is ontworpen om te helpen met de basistaken van een spreadsheet. De AI zegt over zichzelf: "Ik kan berekeningen uitvoeren en je helpen je gegevens beter te begrijpen...". Concreet probeert de AI drie dingen te doen wanneer daar in natuurlijke taal om wordt gevraagd:
De vereisten
Kosten: Om met AI aan de slag te gaan, heb je een abonnement op Copilot Pro nodig voor 22 euro per maand.
Hiermee krijg je toegang tot AI in de online versies van Word, Excel, PowerPoint, Onenote en Outlook en in de mobiele Office-apps voor Android en iOS.
Als je ook met de pc-versie van Excel wilt werken, heb je ook een Microsoft 365 Single of Family abonnement nodig. Dit is verkrijgbaar vanaf 7 euro per maand.
Wie Copilot Pro zakelijk gebruikt, betaalt ongeveer 33 euro per maand voor de AI. Er is geen minimale afname van licenties meer.
Excel-spreadsheets: Om Copilot Pro te activeren in een spreadsheet, moet het Excel-bestand opgeslagen zijn in een Onedrive- of Sharepoint-map.
Daarnaast werkt de AI-tool alleen met gegevens die beschikbaar zijn in spreadsheetformaat.
Hiervoor moet je je gegevens selecteren en converteren naar tabelformaat met de toetscombinatie Ctrl-T.
In het dialoogvenster dat verschijnt, activeer je het selectievakje "Tabel heeft kopteksten" als je wilt dat de eerste rij van het geselecteerde gebied de koptekstrij is
(zie sectie Tabelstructuur). Copilot Pro houdt altijd maar rekening met één tabel.
Het gereedschap werkt alleen als er een cel in de tabel is geselecteerd. Het maakt niet uit welke cel dit is. Er wordt geen rekening gehouden met gegevens in andere tabellen of werkbladen.
Voor tabellen met veel gegevens en beknopte beschrijvingen in de kolomkoppen, biedt Copilot Pro nuttige antwoorden op sommige vragen
en kan het je werk gemakkelijker maken.
Afbeelding; IDG
Tabelstructuur: Copilot Pro begrijpt je gegevens het best als je je tabellen puur in kolommen indeelt en een beknopte term invoert in de kolomkop die de inhoud van de kolom beschrijft. De cel die de kolomkop weergeeft, is de eerste rij van je tabel. Je herkent hem aan de kleine pijl aan het einde van de cel.
Deze cellen worden ook wel kolomaanduidingen of header-rijen genoemd. De termen in deze cellen zijn erg belangrijk voor de AI. Copilot Pro heeft ze niet alleen nodig om de gegevens beter te begrijpen, maar moet de termen ook kunnen herkennen in je instructies (prompts).
Vermijd een zogenaamde pre-kolom, d.w.z. een kolom A met termen die de inhoud van de volgende rijen beschrijven. Dit type tabelstructuur komt vaak voor in tijdschriften en andere media. Deze structuur komt in wezen overeen met een draaitabel, die gegevens veel compacter en duidelijker presenteert dan zuiver kolom-georiënteerde tabellen.
In onze tests had de AI echter grote problemen om de gegevens uit zulke tabellen correct te interpreteren.
De gegevens in de cellen moeten ook correct worden opgemaakt. Getallen mogen niet als tekst worden opgemaakt, percentages moeten het formaat procent hebben enzovoort. Hier is een video-inleiding over het onderwerp:
Formules: Copilot Pro vs. ChatGPT
Copilot Pro in Excel kan formules maken. Maar helaas niet puur in dialoog, zoals ChatGPT, Gemini of Copilot dat kunnen op het web. Deze tools leveren vaak snel de juiste formule als je je wiskundige probleem of doel duidelijk in woorden uitdrukt.
De (gratis) Copilot op het web, Microsofts AI-chatbot, levert de Excel-formules die nodig zijn voor een probleem in één seconde. Copilot Pro in Excel weigert te werken aan dezelfde vraag.
Afbeelding: IDG
Bijvoorbeeld: Voer de taak in de ChatGPT in:
en
Deze chatbots verzinnen soms gewoon dingen, ze zouden hallucineren. Ze verkopen het foute antwoord echter zo overtuigend dat je de fout vaak niet eens opmerkt.
Wat Copilot op het web en andere chatbots onmiddellijk doen, raakt Copilot niet aan in Excel. Microsoft is vermoedelijk bang voor misverstanden en dus massa's onjuiste gegevens in Excel.
Afbeelding: IDG
Nu het duidelijk is wat Copilot Pro niet kan doen in Excel, gaan we verder met de dingen die het wel kan.
De tool maakt nieuwe formules voor gegevens die al in een tabel staan. Om bij het voorbeeld van de lening van 220.000 euro en de afschrijving van 17-500 euro te blijven:
Als je Copilot Pro wilt gebruiken om te berekenen hoeveel je effectief elk jaar terugbetaalt en hoeveel jaar je nog moet afbetalen, maak je eerst een tabel aan die al bijna alle kolommen en gegevens bevat.
Dit betekent dat je kolomkoppen nodig hebt met details zoals "Jaar", "Lening", "Rente", "Aflossing" of gelijkwaardig en de waarden voor de eerste rij, d.w.z. het eerste jaar.
Lange teksten samenvatten: Welke AI is het beste?
Dan kun je Copilot Pro gebruiken met de instructie
een nieuwe kolom uitvoeren met de resterende schuld voor het eerste jaar.
Bij de eerste poging hield Copilot Pro echter geen rekening met de rente. Dit kan worden gecorrigeerd door op de fout te wijzen.
Het lukte ons echter niet om Copilot Pro de tabel voor de volgende leningjaren te laten invullen.
We hebben het geprobeerd met andere termen in de kolomkop, met Engelse termen en met andere prompts - allemaal zonder succes.
Meer gegevens leiden tot betere resultaten
Copilot Pro begint beter te werken als je spreadsheet al gegevens bevat die de AI kan verwerken. Een voorbeeld is een rendementsberekening met de volgende taak voor de AI:
Als je de kolommen "Maand", "Spaarrente" en "Rente" al hebt gemaakt en ingevuld, kan de AI een formule maken voor een nieuwe kolom. Als je tabellen met meer gegevens gebruikt, is het makkelijker voor de AI om zinvolle en correcte formules te maken. In sommige gevallen zal de AI de nieuwe formules ook automatisch aanbieden.
Gegevens sorteren, selecteren en analyseren
Copilot Pro kan echt helpen bij het analyseren van de gegevens. Het geeft concrete antwoorden op specifieke vragen en geeft tegelijkertijd een duidelijke grafiek. Voor het beheren van deze gegevens is echter vaak een goede kennis van Excel vereist.
Afbeelding: IDG
Gegevens sorteren en markeren is veel eenvoudiger dan formules maken.
Maar ook hier heb je een tabel nodig met netjes opgemaakte gegevens. Om deze mogelijkheden te testen, hebben we een voorbeeldspreadsheet van Microsoft uit 2014 gebruikt. Het bevat gegevens over productverkopen in verschillende landen.
Banale taken zoals
worden door de AI zonder problemen uitgevoerd, zoals verwacht. Maar veeleisendere taken zoals
of
Alleen als er meerdere voorwaarden worden gecombineerd, gaat de AI in staking, bijvoorbeeld met
Uitdagende taken
Hier heeft Copilot Pro voorwaardelijke opmaak gebruikt om de items met de slechtste verkoop te markeren. Dit is nog steeds relatief eenvoudig te controleren. Maar je moet deze functie wel kennen.
Afbeelding: IDG
Wanneer Copilot Pro een formule voor een tabel genereert, gebruikt de tool gestructureerde verwijzingen in plaats van celverwijzingen. Dit is ongebruikelijk voor veel Excel-gebruikers.
In de praktijk ziet het er als volgt uit: In plaats van de som van een kolom te schrijven met de celverwijzing "=SUM(D2
10)", is de formule met gestructureerde celverwijzing "=SUM(DeptSales[Verkoopbedrag])".
DeptSales staat voor de tabelnaam en Sales Amount voor de kolomnaam (term in de kolomkop). Hoewel dit geen raketwetenschap is (uitleg vind je hier), is het wel weer een hindernis die genomen moet worden bij het gebruik van Copilot Pro.
Als Copilot Pro de gegevens probeert te analyseren ("Welke landen maken de meeste winst"), neemt de tool zijn toevlucht tot geavanceerde Excel-functies zoals voorwaardelijke opmaak of draaitabellen zodra een bepaald niveau van complexiteit is bereikt.
Als je niet blindelings wilt vertrouwen op de gegevens van de AI en deze zelf wilt analyseren, moet je op zijn minst fundamenteel bekend zijn met deze functies.
Copilot Pro maakt een draaitabel als antwoord op de vraag "Welke producten genereren de hoogste winst". Dit controleren is geen raketwetenschap, maar het is wel een functie die je onder de knie moet krijgen.
Afbeelding: IDG
Conclusie: Copilot Pro slechts beperkt bruikbaar
Als je een enkel rekenprobleem in Excel wilt oplossen, zoals het berekenen van de jaarlijkse restschuld bij het aflossen van een lening, dan helpt Copilot Pro slechts in zeldzame gevallen. De tool accepteert geen opdrachten in pure tekstvorm zonder bestaande gegevens.
De chatbots ChatGPT, Gemini en de webversie van Copilot zijn veel beter in dergelijke taken. Onze aanbeveling voor dergelijke gevallen is duidelijk ChatGPT. In veel gevallen helpt zelfs de gratis versie van ChatGPT.
Het lijkt Copilot Pro beter als je een Excel-spreadsheet hebt met veel gegevens netjes ingevuld. Copilot Pro is dan in staat om nieuwe formules te maken en nuttige analyses uit te voeren.
We gaan ervan uit dat een Excel-professional die goed gestructureerde Excel-spreadsheets moet bewerken, wel wat hulp kan gebruiken van Copilot Pro. De vraag is alleen of een Excel-professional de hulp van de tool überhaupt nodig heeft. Excel-beginners zullen waarschijnlijk meer frustratie dan plezier beleven aan Copilot Pro.
Bron: PCWELT
Auteur: Arne Arnold
De AI-tool Copilot Pro kost 22 euro per maand en is ontworpen om Office-gebruikers te helpen hun taken eenvoudiger en sneller uit te voeren. Het is ook beschikbaar voor Excel-spreadsheets. Maar is de prijs het waard?
Afbeelding: Menara Grafis / Shutterstock.com
Kunstmatige intelligentie kan waardevolle diensten leveren bij kantoorwerk. Naast het maken en verbeteren van teksten is ook spreadsheetverwerking geschikt voor ondersteuning door AI. Microsoft Excel heeft immers meer dan 450 functies. De meeste gebruikers kennen er maar een fractie van.
Hulp van AI-kracht is dus welkom. Maar op de een of andere manier bereikt de hulp de gebruiker niet echt. We laten je zien wat de AI-tool kan, waar hij faalt en welke tips je kunt gebruiken om nog meer uit Copilot Pro in Excel te halen.
Wat Copilot Pro zou moeten kunnen in Excel
Met Copilot Pro biedt Microsoft een AI-tool die is ontworpen om te helpen met de basistaken van een spreadsheet. De AI zegt over zichzelf: "Ik kan berekeningen uitvoeren en je helpen je gegevens beter te begrijpen...". Concreet probeert de AI drie dingen te doen wanneer daar in natuurlijke taal om wordt gevraagd:
- Excel-formules maken
- Gegevens sorteren en markeren
- Gegevens analyseren
De vereisten
Kosten: Om met AI aan de slag te gaan, heb je een abonnement op Copilot Pro nodig voor 22 euro per maand.
Hiermee krijg je toegang tot AI in de online versies van Word, Excel, PowerPoint, Onenote en Outlook en in de mobiele Office-apps voor Android en iOS.
Als je ook met de pc-versie van Excel wilt werken, heb je ook een Microsoft 365 Single of Family abonnement nodig. Dit is verkrijgbaar vanaf 7 euro per maand.
Wie Copilot Pro zakelijk gebruikt, betaalt ongeveer 33 euro per maand voor de AI. Er is geen minimale afname van licenties meer.
Excel-spreadsheets: Om Copilot Pro te activeren in een spreadsheet, moet het Excel-bestand opgeslagen zijn in een Onedrive- of Sharepoint-map.
Daarnaast werkt de AI-tool alleen met gegevens die beschikbaar zijn in spreadsheetformaat.
Hiervoor moet je je gegevens selecteren en converteren naar tabelformaat met de toetscombinatie Ctrl-T.
In het dialoogvenster dat verschijnt, activeer je het selectievakje "Tabel heeft kopteksten" als je wilt dat de eerste rij van het geselecteerde gebied de koptekstrij is
(zie sectie Tabelstructuur). Copilot Pro houdt altijd maar rekening met één tabel.
Het gereedschap werkt alleen als er een cel in de tabel is geselecteerd. Het maakt niet uit welke cel dit is. Er wordt geen rekening gehouden met gegevens in andere tabellen of werkbladen.
Voor tabellen met veel gegevens en beknopte beschrijvingen in de kolomkoppen, biedt Copilot Pro nuttige antwoorden op sommige vragen
en kan het je werk gemakkelijker maken.
Afbeelding; IDG
Tabelstructuur: Copilot Pro begrijpt je gegevens het best als je je tabellen puur in kolommen indeelt en een beknopte term invoert in de kolomkop die de inhoud van de kolom beschrijft. De cel die de kolomkop weergeeft, is de eerste rij van je tabel. Je herkent hem aan de kleine pijl aan het einde van de cel.
Deze cellen worden ook wel kolomaanduidingen of header-rijen genoemd. De termen in deze cellen zijn erg belangrijk voor de AI. Copilot Pro heeft ze niet alleen nodig om de gegevens beter te begrijpen, maar moet de termen ook kunnen herkennen in je instructies (prompts).
Vermijd een zogenaamde pre-kolom, d.w.z. een kolom A met termen die de inhoud van de volgende rijen beschrijven. Dit type tabelstructuur komt vaak voor in tijdschriften en andere media. Deze structuur komt in wezen overeen met een draaitabel, die gegevens veel compacter en duidelijker presenteert dan zuiver kolom-georiënteerde tabellen.
In onze tests had de AI echter grote problemen om de gegevens uit zulke tabellen correct te interpreteren.
De gegevens in de cellen moeten ook correct worden opgemaakt. Getallen mogen niet als tekst worden opgemaakt, percentages moeten het formaat procent hebben enzovoort. Hier is een video-inleiding over het onderwerp:
Formules: Copilot Pro vs. ChatGPT
Copilot Pro in Excel kan formules maken. Maar helaas niet puur in dialoog, zoals ChatGPT, Gemini of Copilot dat kunnen op het web. Deze tools leveren vaak snel de juiste formule als je je wiskundige probleem of doel duidelijk in woorden uitdrukt.
De (gratis) Copilot op het web, Microsofts AI-chatbot, levert de Excel-formules die nodig zijn voor een probleem in één seconde. Copilot Pro in Excel weigert te werken aan dezelfde vraag.
Afbeelding: IDG
Bijvoorbeeld: Voer de taak in de ChatGPT in:
"Ik ben een lening van 220.000 euro aan het terugbetalen.
De rente is 2,85% per jaar.
Ik betaal een aflossing van 17.500 euro per kalenderjaar.
Hoeveel is de resterende schuld per kalenderjaar?"
en
"Kun je dit uitvoeren als een formule voor Excel?"
De chatbot zal dan een correct antwoord geven. Copilot Pro weigert daarentegen een formule te maken als je alleen een beschrijving van het probleem geeft zoals hierboven. Microsoft geeft geen reden voor deze weigering. We vermoeden echter dat het te maken heeft met de foutenmarge van ChatGPT & Co.Deze chatbots verzinnen soms gewoon dingen, ze zouden hallucineren. Ze verkopen het foute antwoord echter zo overtuigend dat je de fout vaak niet eens opmerkt.
Wat Copilot op het web en andere chatbots onmiddellijk doen, raakt Copilot niet aan in Excel. Microsoft is vermoedelijk bang voor misverstanden en dus massa's onjuiste gegevens in Excel.
Afbeelding: IDG
Nu het duidelijk is wat Copilot Pro niet kan doen in Excel, gaan we verder met de dingen die het wel kan.
De tool maakt nieuwe formules voor gegevens die al in een tabel staan. Om bij het voorbeeld van de lening van 220.000 euro en de afschrijving van 17-500 euro te blijven:
Als je Copilot Pro wilt gebruiken om te berekenen hoeveel je effectief elk jaar terugbetaalt en hoeveel jaar je nog moet afbetalen, maak je eerst een tabel aan die al bijna alle kolommen en gegevens bevat.
Dit betekent dat je kolomkoppen nodig hebt met details zoals "Jaar", "Lening", "Rente", "Aflossing" of gelijkwaardig en de waarden voor de eerste rij, d.w.z. het eerste jaar.
Lange teksten samenvatten: Welke AI is het beste?
Dan kun je Copilot Pro gebruiken met de instructie
"Maak een formule voor de resterende schuld na één jaar".
een nieuwe kolom uitvoeren met de resterende schuld voor het eerste jaar.
Bij de eerste poging hield Copilot Pro echter geen rekening met de rente. Dit kan worden gecorrigeerd door op de fout te wijzen.
Het lukte ons echter niet om Copilot Pro de tabel voor de volgende leningjaren te laten invullen.
We hebben het geprobeerd met andere termen in de kolomkop, met Engelse termen en met andere prompts - allemaal zonder succes.
Meer gegevens leiden tot betere resultaten
Copilot Pro begint beter te werken als je spreadsheet al gegevens bevat die de AI kan verwerken. Een voorbeeld is een rendementsberekening met de volgende taak voor de AI:
"Ik wil het rendement van een investering berekenen. Ik spaar elke maand 150 euro. Het geld verdient 3 procent rente per jaar. De looptijd is 10 jaar. Maak een Excel-formule die rekening houdt met samengestelde rente."
Als je de kolommen "Maand", "Spaarrente" en "Rente" al hebt gemaakt en ingevuld, kan de AI een formule maken voor een nieuwe kolom. Als je tabellen met meer gegevens gebruikt, is het makkelijker voor de AI om zinvolle en correcte formules te maken. In sommige gevallen zal de AI de nieuwe formules ook automatisch aanbieden.
Gegevens sorteren, selecteren en analyseren
Copilot Pro kan echt helpen bij het analyseren van de gegevens. Het geeft concrete antwoorden op specifieke vragen en geeft tegelijkertijd een duidelijke grafiek. Voor het beheren van deze gegevens is echter vaak een goede kennis van Excel vereist.
Afbeelding: IDG
Gegevens sorteren en markeren is veel eenvoudiger dan formules maken.
Maar ook hier heb je een tabel nodig met netjes opgemaakte gegevens. Om deze mogelijkheden te testen, hebben we een voorbeeldspreadsheet van Microsoft uit 2014 gebruikt. Het bevat gegevens over productverkopen in verschillende landen.
Banale taken zoals
"Formatteer de eerste tien waarden in de kolom 'Verkoop' vet"
worden door de AI zonder problemen uitgevoerd, zoals verwacht. Maar veeleisendere taken zoals
"Markeer de landen met de hoogste winst"
of
"Welke producten genereren de hoogste omzet?"
Alleen als er meerdere voorwaarden worden gecombineerd, gaat de AI in staking, bijvoorbeeld met
"Welke producten maken de hoogste winst met een zeer hoge omzet"
Uitdagende taken
Hier heeft Copilot Pro voorwaardelijke opmaak gebruikt om de items met de slechtste verkoop te markeren. Dit is nog steeds relatief eenvoudig te controleren. Maar je moet deze functie wel kennen.
Afbeelding: IDG
Wanneer Copilot Pro een formule voor een tabel genereert, gebruikt de tool gestructureerde verwijzingen in plaats van celverwijzingen. Dit is ongebruikelijk voor veel Excel-gebruikers.
In de praktijk ziet het er als volgt uit: In plaats van de som van een kolom te schrijven met de celverwijzing "=SUM(D2
10)", is de formule met gestructureerde celverwijzing "=SUM(DeptSales[Verkoopbedrag])".DeptSales staat voor de tabelnaam en Sales Amount voor de kolomnaam (term in de kolomkop). Hoewel dit geen raketwetenschap is (uitleg vind je hier), is het wel weer een hindernis die genomen moet worden bij het gebruik van Copilot Pro.
Als Copilot Pro de gegevens probeert te analyseren ("Welke landen maken de meeste winst"), neemt de tool zijn toevlucht tot geavanceerde Excel-functies zoals voorwaardelijke opmaak of draaitabellen zodra een bepaald niveau van complexiteit is bereikt.
Als je niet blindelings wilt vertrouwen op de gegevens van de AI en deze zelf wilt analyseren, moet je op zijn minst fundamenteel bekend zijn met deze functies.
Copilot Pro maakt een draaitabel als antwoord op de vraag "Welke producten genereren de hoogste winst". Dit controleren is geen raketwetenschap, maar het is wel een functie die je onder de knie moet krijgen.
Afbeelding: IDG
Conclusie: Copilot Pro slechts beperkt bruikbaar
Als je een enkel rekenprobleem in Excel wilt oplossen, zoals het berekenen van de jaarlijkse restschuld bij het aflossen van een lening, dan helpt Copilot Pro slechts in zeldzame gevallen. De tool accepteert geen opdrachten in pure tekstvorm zonder bestaande gegevens.
De chatbots ChatGPT, Gemini en de webversie van Copilot zijn veel beter in dergelijke taken. Onze aanbeveling voor dergelijke gevallen is duidelijk ChatGPT. In veel gevallen helpt zelfs de gratis versie van ChatGPT.
Het lijkt Copilot Pro beter als je een Excel-spreadsheet hebt met veel gegevens netjes ingevuld. Copilot Pro is dan in staat om nieuwe formules te maken en nuttige analyses uit te voeren.
We gaan ervan uit dat een Excel-professional die goed gestructureerde Excel-spreadsheets moet bewerken, wel wat hulp kan gebruiken van Copilot Pro. De vraag is alleen of een Excel-professional de hulp van de tool überhaupt nodig heeft. Excel-beginners zullen waarschijnlijk meer frustratie dan plezier beleven aan Copilot Pro.
Bron: PCWELT
Auteur: Arne Arnold